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Descripción del puesto

Jefe de Proyectos y Administración

Acerca de JustWorld International

Fundada en 2003, JustWorld se creó para ofrecer a los jinetes una forma de ayudar a romper el ciclo de la pobreza apoyando programas de educación, sanidad y nutrición cuidadosamente seleccionados para niños de todo el mundo. Desde entonces, miles de embajadores de más de 40 países se han comprometido a "cabalgar por la causa" y colaborar de diversas formas para ayudar a JustWorld a cumplir su misión. Empresas y eventos ecuestres de todo el mundo apoyan los esfuerzos de JustWorld, y el organismo rector del deporte ecuestre mundial, la FEI, ha respaldado a JustWorld declarando a la organización socio benéfico oficial. En 2022, JustWorld está ayudando a mejorar diariamente las vidas de casi 10.000 niños pobres de todo el mundo.

JustWorld International es una organización benéfica 501(c)(3) en Estados Unidos y se aceptan donaciones deducibles de impuestos en Estados Unidos. JustWorld International no tiene afiliación política ni religiosa.

Resumen ejecutivo

Bajo las órdenes del Director Ejecutivo (DE), el Jefe de Proyectos y Administración forma parte del equipo directivo de la organización. Este puesto tiene dos pilares básicos principales: como Jefe de Proyectos supervisará la gestión de los proyectos de JustWorld International y como Jefe de Administración garantizará la eficacia de las funciones financieras de la organización y destacará en la gestión de las operaciones cotidianas con una mentalidad estratégica.

Junto con el Director Ejecutivo, el Jefe de Proyectos y Administración desempeña un papel clave en el desarrollo y la ejecución de procesos organizativos, políticas, responsabilidades, una estructura de informes eficiente y las mejores prácticas que guían a JustWorld International en la consecución de su misión. Participará en iniciativas de planificación, evaluación y desarrollo profesional, así como en la tutoría de nuevos miembros del equipo. 

Responsabilidades por función

Gestión financiera

• Trabajar junto con el Director Ejecutivo para determinar el presupuesto anual y desarrollar el proceso de planificación de ingresos con el fin de garantizar el crecimiento continuo de la organización.
• Gestionar, analizar e informar sobre las evaluaciones y previsiones mensuales y trimestrales de los resultados financieros de la organización en relación con los objetivos financieros y operativos.
• Supervisar los informes financieros y de gestión a corto y largo plazo, controlar los progresos y los cambios y mantener a los altos directivos al corriente de la situación financiera de la organización.
• Gestionar la tramitación diaria de las cuentas por cobrar y por pagar y elaborar los informes que se soliciten.
• Conciliar la actividad mensual con el contable para generar informes de fin de año y cumplir los requisitos fiscales.
• Trabajar junto con el Jefe de Recaudación de Fondos y Desarrollo para mantener, desarrollar y supervisar todos los sistemas y procedimientos de recaudación de fondos y contabilidad. Capturar todas las promesas, facturas y recibos y para el registro de todas las transacciones de ingresos, recomendar y aplicar mejoras estratégicas al sistema actual.
• Preparar todos los materiales para la auditoría anual/990: cuestionario anual y lista de documentos requeridos, pruebas de variación, revisión de la gestión, pruebas de fraude y controles internos. Enlace con los auditores externos y el Director Ejecutivo; Comité de Finanzas del Consejo; evaluación de los cambios necesarios.

Gestión de proyectos

• Asegurarse de que todos los pagos recurrentes relacionados con los proyectos se realizan a tiempo y de que los comprobantes de pago están bien organizados y se entregan a los contables.
• Trabajar junto con el Director de Proyectos y Programas para garantizar que todos nuestros socios de proyectos existentes cumplan con la presentación de informes mensuales, trimestrales y anuales, respetando el Memorando de Entendimiento.
• Trabajar junto con el Director de Proyectos y Programas para desarrollar y ejecutar un proceso eficiente de elaboración de informes para los Socios de Proyectos de JustWorld International, que esté en consonancia con las responsabilidades financieras y de elaboración de informes anuales de la organización.
• Junto con el Director Ejecutivo y el Gestor de Proyectos y Programas, busca siempre nuevas oportunidades de proyectos y expansión, que apoyen el crecimiento estratégico y el desarrollo de la organización.

Recursos humanos y excelencia operativa

• Gestionar los recursos humanos y el cumplimiento de la normativa en materia de administración de nóminas, indemnizaciones, vacaciones, seguro médico, dietas y otras prestaciones.
• Recopilar y gestionar información sobre nuevos participantes, voluntarios y personal, renovaciones y actualizaciones anuales.
• Gestionar los pagos con tarjeta de crédito de los empleados junto con los contables.
• Gestionar y aumentar la eficacia y eficiencia de los servicios de apoyo (RRHH, gestión de oficinas y mantenimiento de registros financieros) mediante mejoras en cada función, así como la coordinación y comunicación entre las funciones de apoyo y del programa.
• En colaboración con el Director Ejecutivo, desarrolla la capacidad del personal, gestiona el rendimiento con coherencia y observancia de elevadas normas profesionales, y engendra el compromiso del personal del programa con las prioridades estratégicas, cotidianas y docentes. 
• Contribuir a la planificación estratégica a corto y largo plazo para desarrollar y mantener las políticas de la organización.
• Participar en la coordinación, gestión y administración de la recaudación de fondos y otros actos especiales. 
• Gestionar los acuerdos con los proveedores de servicios. 
• Mantener los archivos y expedientes administrativos de JustWorld International.

Gestión de riesgos

• Supervisar las necesidades de seguros de la organización, incluida la cobertura, las renovaciones, las auditorías y los requisitos.
• Supervisar el cumplimiento de las directrices gubernamentales, reglamentarias, de acreditación y de concesión de licencias.
• Supervisar las cuestiones de seguridad y responsabilidad y asesorar al Director Ejecutivo sobre los procedimientos óptimos para minimizar los riesgos.

Requisitos del puesto

Educación

• Licenciatura (se valorará positivamente un máster) en administración y dirección de empresas, administración de empresas o experiencia laboral equivalente.

Conocimientos y experiencia

• Experiencia demostrada en gestión financiera.
• Experiencia en el manejo y comprensión de QuickBooks y sus informes.
• Excelentes conocimientos informáticos y dominio de Excel, Word, Outlook y Access.
• Excelentes dotes de comunicación tanto verbal como escrita.
• Excelentes habilidades interpersonales y abierto a la dirección y el estilo de trabajo de colaboración y el compromiso de hacer el trabajo. 
• Experiencia en auditoría, fiscalidad, cumplimiento, presupuesto y desarrollo de recursos para organizaciones sin ánimo de lucro.
• Demostró ingenio para establecer prioridades, proponer nuevas formas de crear eficiencias y orientar la inversión en personas y sistemas.
• Liderazgo y visión demostrados en la gestión de personal y de grandes iniciativas.
• Capacidad para delegar responsabilidades con eficacia, atención al detalle y seguimiento.
• Alto nivel de comodidad trabajando en un entorno flexible y dinámico.
• Cualidades personales de integridad, honestidad, sinergia, credibilidad y compromiso con la misión de JustWorld International.

Envíe su carta de presentación y currículum vitae a jwinfo@justworldinternational.org